EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
CARACTERÍSTICAS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A SER APLICADA
La evaluación de desempeño es la
comparación entre las actividades realizadas por un trabajador durante un período
determinado y lo que la organización considera como el desempeño ideal para el
cargo, normalmente esta evaluación es realizada por el supervisor, superior o
jefe directo que conozca bien el puesto de trabajo. Si el desempeño es inferior
a lo estipulado, deben emprenderse acciones correctivas, y si el desempeño es
satisfactorio debe ser alentado. Uno de los usos más comunes de la evaluación
de desempeño es la toma de decisiones administrativas sobre promociones,
ascensos, despidos y aumentos salariales.
Entre las características de una
evaluación de desempeño tenemos:
- Objetivos de la evaluación de desempeño: Medir el
desempeño de una persona dentro de la organización tiene como objetivo
maximizar su contribución al negocio y generar la búsqueda de la mejora
continua a través de reconocimiento, desarrollo, capacitación y organización,
en el cual se deben evaluar dos aspectos del desempeño; el primer aspecto es Qué se logró?, es decir,
cuáles fueron los resultados alcanzados y el segundo, Cómo se logró?, que se
refiere a los comportamientos individuales y organizacionales
- Los protagonistas: 1. El Evaluador: es el
supervisor directo o jefe inmediato es quien debe realizar la evaluación, debe
tener un rolo critico y la responsabilidad de responder por el desempeño de sus
colaboradores para conducir el equipo hacia el logro de los objetivos. 2. El
evaluado: El la persona que desempeña las tareas y funciones en la
organización, las cuales son objeto de análisis y evaluación.
- El proceso de evaluación: Consta de varios pasos:
un plan comunicacional, la capacitación, el planeamiento de las tareas, la
ejecución de las tareas, preparación de la evaluación, preparación de la
entrevista, entrevista de evaluación y análisis final.
- Beneficios de la evaluación de desempeño: trae
consigo beneficios tanto para el trabajador como para la empresa, la empresa
señala con claridad a los empleados lo que se espera de ellos, programa
actividades, dirige, controla y establece normas y procedimientos; el
trabajador es estimulado para trabajar en equipo e identificarse con los
objetivos de la empresa, conoce los aspectos que la empresa valoriza, se
autodesarrolla, y se asegura la justicia y la equidad para todos los empleados.
- Desarrollo y enfoques recientes: el enfoque
reciente se ha orientado a unir los objetivos estratégicos de la empresa con
las aspiraciones personales y necesidades de desarrollo del emplead, revisando,
desarrollando y mejorando continuamente su desempeño.
PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
La evaluación del desempeño es un
indicador de la calidad de la labor profesional de recursos humanos. Tanto el
diseño del sistema como sus procedimientos suelen ser responsabilidad del
profesional de recursos humanos ya que es éste el que seleccionara la
metodología a utilizar considerando los objetivos del mismo. Para que éstos sean positivos, las personas que componen la
organización deben cumplir con las tareas asignadas, alcanzar los objetivos formulados y acordados
y comportarse de acuerdo a valores organizacionales aceptados.
De
acuerdo a las políticas de recursos humanos que posea la organización, la
responsabilidad de la evaluación de los trabajadores casi siempre es atribuido
al gerente, al mismo trabajador, jefe de área o departamento de recursos
humanos, o a una comisión de evaluación de desempeño.
- Gerente: Es el responsable del desempeño de sus subordinados y de su evaluación, es por ello que quien evalúa el desempeño del personal es el propio gerente o supervisor, junto con el departamento de recursos humanos quien acompaña y controla el sistema.
- Colaborador: En algunas organizaciones permiten que el mismo individuo responda por su desempeño y realice su auto evaluación teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la organización.
- Equipo de trabajo: El equipo de
trabajo del área administrativa también puede evaluar el
desempeño de cada uno de sus miembros y programar con cada uno de
ellos las medidas necesarias para mejorarlo cada vez mas.
- Área de gestión personal: En este caso, el área de recursos humanos o de personal,
responde por la evaluación del desempeño de todos los miembros de la
organización. Cada gerente proporciona la información del desempeño de
cada empleado, la cual se procesa e interpreta para enviar informes o
programas de pasos coordinados por el órgano de gestión de recursos
humanos.
En algunas organizaciones la evaluación del desempeño es
atribuida a una comisión especialmente designada para este fin y constituida
por individuos pertenecientes a diversos departamentos. Generalmente esta
comisión está formada por miembros permanentes y transitorios, los permanentes
participaran en todas las evaluación, de estos miembros deberá estar un
representante de la alta dirección de la empresa, de ser posible el propio
presidente, el responsable de Recursos Humanos y algún otro especialista en el
área y de ser posible un ejecutivo del área de Organización y Métodos. De los miembros transitorios participaran el
director de área, el gerente del departamento, jefe de la sección, supervisor
del evaluado; quienes tendrán el papel de brindar las informaciones respecto a
los evaluados y proceder a su evaluación. Mientras que los miembros
transitorios evalúan y juzgan a sus subordinados, los permanentes tratan de
mantener la estabilidad y homogeneidad de las evaluaciones, para evitar
distorsiones en los métodos de evaluación establecidos.
SELECCIÓN Y ADECUACIÓN DE LA METODOLOGÍA A APLICAR
Existen varios métodos para la
evaluación de desempeño, cada uno presenta ventajas y desventajas, esta
evaluación puede efectuarse mediante técnicas que muchas veces varían notablemente, ya que se puede tratar de
personal diferente o de diversas áreas de actividad. De acuerdo a las políticas
de la empresa, estas pueden desarrollar su propio sistema para medir el
comportamiento de sus empleados. Hay empresas que desarrollan sistemas
específicos conforme al nivel y áreas de distribución del personal, es decir,
sistemas de evaluación de personal no calificado, de personal administrativo,
de personal de nivel de supervisión, de ventas, entre otros. Y pueden utilizar
varios sistemas de evaluación, adecuados al tipo y características de los
evaluados y al nivel y características de los evaluadores. Seleccionar el
método correcto es vital para la obtención de los resultados, ya que estos
ayudaran a la toma de decisiones y disposiciones que buscan mejorar e
incrementar el desempeño humano dentro de las organizaciones.
Entre las metodologías de evaluación que se
pueden aplicar tenemos:
- Métodos de escala (escalas gráficas, escalas de
puntuación, listas de verificación, escalas de calificación conductual, etc.).
- Métodos con acento en la selección de
comportamientos que se ajustan a la observación (método de elección forzada u
obligatoria).
- Métodos basados en registros observacionales, tales
como los métodos de investigación o verificación en campo (frases descriptivas,
establecimiento de categorías observables, etc.).
- Métodos centrados en el registro de acontecimientos
críticos o exitosos (método de incidentes críticos, registro de acontecimientos
notables).
- Métodos con acento en la comparación entre sujetos
(por pares, contra el total del grupo, contra tipología exitosa, etc.) o contra
estándares (método de puntos comparativos, de evaluación comparativa, de
distribución obligatoria).
TABULACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Una vez realizada la evaluación
se proceden a tabular los resultados obtenidos y analizar los resultados,
afortunadamente existen numerosas herramientas informáticas (hojas de cálculos,
base de datos, paquetes de análisis estadísticos, entre otros) que permiten
obtener en poco tiempo los resultados de la información en forma de tablas o
gráficos de fácil interpretación. Los paquetes estadísticos más sofisticados
permiten realizar cálculos más sofisticados, así como cruces de información que
permitan diagnosticar con mayor precisión los problemas.
Para tabular los resultados
obtenidos se necesita verificar la cantidad de personas que fueron evaluadas, el tipo de encuesta realizada, la
cantidad de preguntas que se les realizaron y la cantidad de repuestas
recibidas por tipo de evaluación, una vez recolectado todos los datos se
procede a la realización de las gráficas con el fin de obtener un promedio de calificaciones de los evaluados y la distribución de ellos en relación a la
escala de notas, los cuales nos indicaran como se están desempeñando los
trabajadores en sus puestos y cargo y proponer cambios si es necesario.
ELABORACIÓN DEL INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Una vez
obtenido los resultados de las evaluaciones se procede a la realización del
informe final, este nos servirá como herramienta para realizar seguimiento de
las tareas desempeñadas por los trabajadores de una empresa. Para redactarlo de
manera correcta se debe prestar especial atención en la información que
disponemos, el análisis de los datos y el tacto con los empleados.
A la hora
de redactar el informe se debe tener en cuenta algunas consideraciones que
detallaremos a continuación:
- Centrar el informe en las
observaciones para hacer visibles los datos obtenidos.
- Se debe anotar la información relevante
de cada uno de los empleados.
- Hacer una relación de los
comportamientos reflejados en la evaluación.
- Concentrarnos en los aspectos
positivos y ser objetivos ante cualquier hecho.
- Debemos ser objetivos y nombrar
aquellos incidentes más específicos y claros.
- Tener presentes los informes de
años anteriores para ver la evolución del trabajador a nivel individual.
- Escribir los aspectos a mejorar
para fortalecer las áreas débiles.
- Remitir el informe a los
empleados y hablar con ellos del reporte.
ACCIONES DE ACUERDO A LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO (RECOMENDACIONES)
Para
un supervisor es de suma importancia evaluar a sus empleados, ya que puede
determinar fallas y tomar medidas correctivas y establecer una comunicación más
fluida y directa con sus subordinados. Así
mismo, para los subordinados, a quienes se les realiza la evaluación, ésta es
de gran ayuda ya que conocen los aspectos de comportamiento y desempeño que la
empresa valora más en ellos, conoce cuáles son las expectativas de su superior
en cuanto a fortalezas y debilidades en el desempeño de su trabajo, sabe qué
medidas está tomando el supervisor para mejorar el desempeño y lo más
importante, sirve para adquirir un sistema de autoevaluación y autocrítica para
mejorar su desarrollo en la labor que se esté realizando.
Muchas
veces sucede que no obtenemos lo que deseamos de un empleado e inmediatamente
pensamos que este no es capaz de realizar las tareas asignadas y que mejor sería
despedirlo. Pues antes de tomar decisiones precipitadas, nos debemos preguntar
¿Acaso esta persona ha recibido una “Evaluación de Desempeño”? Como jefes,
supervisores o superiores debemos brindar ejemplos y evitar evaluar la manera
de ser de la persona, nos debemos limitar a lo que se cumplió y no se cumplió,
hay que brindar el apoyo y animar a la persona a continuar con su desarrollo
profesional, debemos motivarla una vez obtenida la calificación de la
evaluación y se obtendrán resultados nunca antes vistos.
Luego del
llenado del instrumento de evaluación tanto por el evaluador como por el trabajador, se da la reunión de
retroalimentación. Esta reunión tiene tres fines fundamentales como son: la
comunicación de los resultados de la evaluación y la autoevaluación, el
análisis conjunto del desempeño y el acuerdo de líneas de acción que
correspondan con el desempeño detectado en la búsqueda del mejoramiento
constante tanto individual como organizacional.
El evaluador debe dirigir la
reunión, es conveniente que actué con seguridad, tranquilidad y sencillez, de
manera que haga sentir cómodo y que aliente la participación y comunicación del
trabajador. Es conveniente nombrar primeramente los objetivos y competencias
que han tenido resultados positivos, para luego pasar a las que no han sido
alcanzadas. Debe dar cabida a que el trabajador exprese su posición ante la
evaluación recibida y que exprese los resultados de su autoevaluación. Esta
etapa debe ser muy bien manejada por el evaluador ya que es necesario que el
trabajador perciba claramente que su participación activa en el proceso de
evaluación es sumamente valiosa, porque permitirá que se logre construir
estrategias de acción que permitan su desarrollo en su cargo y a nivel
organizacional.
Luego del intercambio de ideas debe colocarse por escrito los
acuerdos alcanzados, con las acciones a emprender y los plazos para la revisión
de los avances. Los resultados de este encuentro servirán de base al momento de
volver a reunirse para fijar los objetivos del desempeño individual para el
próximo periodo de evaluación. Un proceso de evaluación continuo, donde
participan todos los miembros de la organización, y donde la comunicación se
efectúa de manera cordial y fluida, permite el mejoramiento de cada uno de los
trabajadores, el mejoramiento del servicio prestado a la comunidad, y en
consecuencia el alcance de los objetivos organizacionales.
Gracias por su atención.
