ANÁLISIS Y PARTICIPACIÓN EN LOS PROCESOS DE DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CARGOS
El departamento de recursos humanos de una organización necesita herramientas para
el desarrollo de sus políticas y prácticas; el análisis, descripción,
clasificación y valoración de cargos es el punto de partida para determinar
cuáles son los requerimientos humanos y
características de los puestos de trabajo.
El análisis de cargo es el
proceso mediante el cual se obtiene, analiza y se registra toda la información requerida para desarrollar la
actividad laboral, se determinan las exigencias y competencias que deben poseer
las personas que van a ocupar los puestos de trabajo.
Es importante que la
gerencia de recursos humanos defina métodos, técnicas e instrumentos que se
emplearan para obtener la información. Estas
informaciones son registradas inicialmente en las descripciones de cargos y
para realizar el análisis, cada cargo es estudiado con base a los requisitos,
las responsabilidades que comprende, que tipo de personas deben contratarse y
las condiciones que el cargo exige para realizarlo de la mejor manera.
La descripción del cargo es un
proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la
naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los otros existentes en
la organización. Se debe analizar el contenido del mismo y se relaciona con el
título del puesto de trabajo, el objetivo y se identifican las actividades que
comprende el puesto.
En la descripción de cargos se deben
detallar todas las tareas inherentes al cargo, es decir, lo que el ocupante
hace, los métodos empleados para la ejecución del trabajo que se refiere a cómo
lo hace, y los objetivos del cargo, para que lo hace. También se debe
considerar la periodicidad de las tareas, si se deben realizar todos los días,
si se tiene un tiempo establecido o si se presentan de forma eventual.
La clasificación de cargos es un
proceso donde los cargos de trabajo existentes en una empresa son comparados
unos con otros, con el fin de ordenarlo de acuerdo a su importancia
organizativa, posición que ocupan, responsabilidades y funciones que le
corresponden, todo esto para facilitar la administración de los salarios para
que cada cargo contenga un tratamiento genérico en términos salariales,
beneficios sociales, entre otros.
Los cargos se clasifican:
1. Por Jerarquía:
- Nivel: Posición que se asigna a un puesto de acuerdo a la importancia relativa dentro de la organización.
- Servicio: Agrupa puestos por la importancia de la función que desarrolla.
- Directivo: Dirige, organiza y planifica el trabajo mediante el diseño de las políticas generales de la organización.
- Ejecutivo: Funciones administrativas, especializadas, complejas y de supervisión directa que contribuyen al logro de metas y objetivos de la organización.
- Operativos: Funciones técnicas especializadas, complejas y de supervisión directa, al igual que el ejecutivo contribuyen al logro de metas y objetivos de la empresa.
- Propios: Funciones técnicas o especializada cuyo ámbito de acción está referido en función de la misión institucional.
- Comunes: Funciones de apoyos, orientados a prestar asistencia, medios y servicios a las áreas sustantivas de las organizaciones.
- Familia Funcional: Puestos con contenido organizativo homogéneos y niveles de responsabilidad diferentes, en atención a la especialidad y al tipo de servicio que prestan dentro de la institución.
Por otra
parte, la valoración de cargos es una técnica para establecer de forma objetiva
datos comparativos entre los distintos puestos de trabajo, independientemente
de las personas que lo ocupan, basándose en un análisis completo de funciones,
responsabilidades, obligaciones, tareas, requerimientos de formación,
experiencia, conocimientos, entre otros, para su correcto desempeño, de los
cargos dentro de la organización. Dicho estudio permite conocer cuánto vale un
puesto de trabajo, cómo es un trabajo, cómo se le paga, a cuales puesto se
parece, de cuales se diferencia, cuál es su naturaleza, complejidad, requisitos
para su desempeño y su relación con otros puestos.
La
valoración de puestos ayuda a conseguir un
ambiente de trabajo adecuado dentro de la organización y permite asignar
salarios de acuerdo a la dificultad, naturaleza y responsabilidades de los
puestos, todo lo anteriormente expuesto ayuda a las empresas a la efectiva
administración de su personal.
ELABORACIÓN DE MANUALES DESCRIPTIVOS DE CARGOS
El
proceso para la elaboración de un manual descriptivo de cargos consta de 5 etapas:
1. Definición del objetivo de creación del manual descriptivo de cargos: El manual
de descripción de cargos es un instrumento de carácter informativo útil a las
empresas ya que funciona como una fuente de instrucción en la organización,
donde se establecen: funciones, autoridad, normas, procedimientos, políticas,
objetivos, cargos, tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos
exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la
organización.
2. Obtención de la información documental y de campo: En este punto se recopila la
información necesaria en documentaciones ya existentes sobre las tareas y
actividades realizadas por los trabajadores con el fin de obtener información
de los deberes y responsabilidades de cada cargo, esta obtención de información
se puede conseguir mediante cuestionarios o entrevistas a trabajadores y
supervisores y luego la información obtenida será revisada por los niveles
jerárquicos superiores.
3. Análisis de la información: Una vez obtenida la información relacionada con la
descripción de tareas, perfil del cargo, responsabilidades, requerimientos,
características, condiciones de trabajo, entre otros, se verifica si existe un
código formal para la descripción del cargo, en caso de poseerlo, se procede a
generar una codificación general para establecer las clases de cargos.
4. El
manual de descripción de cargos se diseñara bajo la siguiente estructura:
- Denominación del cargo: título de identificación.
- Código del cargo.
- Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.
- Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los ocupantes del cargo.
- Tareas principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo.
- Tareas genéricas: son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la organización donde se encuentre.
- Tareas especiales: referidas a los niveles normativo y operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la organización.
- Factores: elementos descriptivos del cargo, como autonomía en las decisiones, comunicación, confidencialidad, supervisión requerida y grado de responsabilidad.
- Requisitos exigidos: indican las especificaciones o perfil del ocupante del cargo como educación, experiencia previa, conocimientos, habilidades y destrezas.
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