PERMANENCIA

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 

CARACTERÍSTICAS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A SER APLICADA

La evaluación de desempeño es la comparación entre las actividades realizadas por un trabajador durante un período determinado y lo que la organización considera como el desempeño ideal para el cargo, normalmente esta evaluación es realizada por el supervisor, superior o jefe directo que conozca bien el puesto de trabajo. Si el desempeño es inferior a lo estipulado, deben emprenderse acciones correctivas, y si el desempeño es satisfactorio debe ser alentado. Uno de los usos más comunes de la evaluación de desempeño es la toma de decisiones administrativas sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos salariales.

Entre las características de una evaluación de desempeño tenemos: 

• Objetivos de la evaluación de desempeño: Medir el desempeño de una persona dentro de la organización tiene como objetivo maximizar su contribución al negocio y generar la búsqueda de la mejora continua a través de reconocimiento, desarrollo, capacitación y organización, en el cual se deben evaluar dos aspectos del desempeño;  el primer aspecto es Qué se logró?, es decir, cuáles fueron los resultados alcanzados y el segundo, Cómo se logró?, que se refiere a los comportamientos individuales y organizacionales

• Los protagonistas: 1. El Evaluador: es el supervisor directo o jefe inmediato es quien debe realizar la evaluación, debe tener un rolo critico y la responsabilidad de responder por el desempeño de sus colaboradores para conducir el equipo hacia el logro de los objetivos. 2. El evaluado: El la persona que desempeña las tareas y funciones en la organización, las cuales son objeto de análisis y evaluación.

• El proceso de evaluación: Consta de varios pasos: un plan comunicacional, la capacitación, el planeamiento de las tareas, la ejecución de las tareas, preparación de la evaluación, preparación de la entrevista, entrevista de evaluación y análisis final.

• Beneficios de la evaluación de desempeño: trae consigo beneficios tanto para el trabajador como para la empresa, la empresa señala con claridad a los empleados lo que se espera de ellos, programa actividades, dirige, controla y establece normas y procedimientos; el trabajador es estimulado para trabajar en equipo e identificarse con los objetivos de la empresa, conoce los aspectos que la empresa valoriza, se autodesarrolla, y se asegura la justicia y la equidad para todos los empleados.

• Desarrollo y enfoques recientes: el enfoque reciente se ha orientado a unir los objetivos estratégicos de la empresa con las aspiraciones personales y necesidades de desarrollo del emplead, revisando, desarrollando y mejorando continuamente su desempeño.

PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 

 La evaluación del desempeño es un indicador de la calidad de la labor profesional de recursos humanos. Tanto el diseño del sistema como sus procedimientos suelen ser responsabilidad del profesional de recursos humanos ya que es éste el que seleccionara la metodología a utilizar considerando los objetivos del mismo. Para que éstos sean positivos, las personas que componen la organización deben cumplir con las tareas asignadas,  alcanzar los objetivos formulados y acordados y comportarse de acuerdo a valores organizacionales aceptados.

   De acuerdo a las políticas de recursos humanos que posea la organización, la responsabilidad de la evaluación de los trabajadores casi siempre es atribuido al gerente, al mismo trabajador, jefe de área o departamento de recursos humanos, o a una comisión de evaluación de desempeño.

• Gerente: Es el responsable del desempeño  de sus subordinados  y de su evaluación, es por ello que quien evalúa el desempeño del personal es el propio gerente o supervisor, junto con el departamento de recursos humanos quien acompaña y controla el sistema. 

• Colaborador: En algunas organizaciones permiten que el mismo individuo responda por su desempeño y realice su auto evaluación teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la organización.  

• Equipo de trabajo: El equipo  de trabajo del área administrativa  también  puede evaluar el desempeño  de cada uno de sus miembros  y programar con cada uno de ellos las medidas necesarias para mejorarlo  cada vez mas.

• Área de gestión personal: En este caso, el área  de recursos humanos o de personal,  responde por la evaluación  del desempeño de todos los miembros de la organización. Cada gerente proporciona la información  del desempeño de cada empleado,  la cual se procesa e interpreta para enviar informes o programas de pasos coordinados  por el órgano de gestión  de recursos humanos. 

     En algunas organizaciones la evaluación del desempeño es atribuida a una comisión especialmente designada para este fin y constituida por individuos pertenecientes a diversos departamentos. Generalmente esta comisión está formada por miembros permanentes y transitorios, los permanentes participaran en todas las evaluación, de estos miembros deberá estar un representante de la alta dirección de la empresa, de ser posible el propio presidente, el responsable de Recursos Humanos y algún otro especialista en el área y de ser posible un ejecutivo del área de Organización y Métodos.  De los miembros transitorios participaran el director de área, el gerente del departamento, jefe de la sección, supervisor del evaluado; quienes tendrán el papel de brindar las informaciones respecto a los evaluados y proceder a su evaluación. Mientras que los miembros transitorios evalúan y juzgan a sus subordinados, los permanentes tratan de mantener la estabilidad y homogeneidad de las evaluaciones, para evitar distorsiones en los métodos de evaluación establecidos. 

SELECCIÓN Y ADECUACIÓN DE LA METODOLOGÍA A APLICAR

     Existen varios métodos para la evaluación de desempeño, cada uno presenta ventajas y desventajas, esta evaluación puede efectuarse mediante técnicas que muchas veces varían  notablemente, ya que se puede tratar de personal diferente o de diversas áreas de actividad. De acuerdo a las políticas de la empresa, estas pueden desarrollar su propio sistema para medir el comportamiento de sus empleados. Hay empresas que desarrollan sistemas específicos conforme al nivel y áreas de distribución del personal, es decir, sistemas de evaluación de personal no calificado, de personal administrativo, de personal de nivel de supervisión, de ventas, entre otros. Y pueden utilizar varios sistemas de evaluación, adecuados al tipo y características de los evaluados y al nivel y características de los evaluadores. Seleccionar el método correcto es vital para la obtención de los resultados, ya que estos ayudaran a la toma de decisiones y disposiciones que buscan mejorar e incrementar el desempeño humano dentro de las organizaciones.   

     Entre las metodologías de evaluación que se pueden aplicar tenemos:

• Métodos de escala (escalas gráficas, escalas de puntuación, listas de verificación, escalas de calificación conductual, etc.).

• Métodos con acento en la selección de comportamientos que se ajustan a la observación (método de elección forzada u obligatoria).

• Métodos basados en registros observacionales, tales como los métodos de investigación o verificación en campo (frases descriptivas, establecimiento de categorías observables, etc.).

• Métodos centrados en el registro de acontecimientos críticos o exitosos (método de incidentes críticos, registro de acontecimientos notables).

• Métodos con acento en la comparación entre sujetos (por pares, contra el total del grupo, contra tipología exitosa, etc.) o contra estándares (método de puntos comparativos, de evaluación comparativa, de distribución obligatoria).

TABULACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 

     Una vez realizada la evaluación se proceden a tabular los resultados obtenidos y analizar los resultados, afortunadamente existen numerosas herramientas informáticas (hojas de cálculos, base de datos, paquetes de análisis estadísticos, entre otros) que permiten obtener en poco tiempo los resultados de la información en forma de tablas o gráficos de fácil interpretación. Los paquetes estadísticos más sofisticados permiten realizar cálculos más sofisticados, así como cruces de información que permitan diagnosticar con mayor precisión los problemas.

      Para tabular los resultados obtenidos se necesita verificar la cantidad de personas que fueron  evaluadas, el tipo de encuesta realizada, la cantidad de preguntas que se les realizaron y la cantidad de repuestas recibidas por tipo de evaluación, una vez recolectado todos los datos se procede a la realización de las gráficas con el fin de obtener un promedio de calificaciones de los evaluados y la distribución de ellos en relación a la escala de notas, los cuales nos indicaran como se están desempeñando los trabajadores en sus puestos y cargo y proponer cambios si es necesario.

ELABORACIÓN DEL INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

     Una vez obtenido los resultados de las evaluaciones se procede a la realización del informe final, este nos servirá como herramienta para realizar seguimiento de las tareas desempeñadas por los trabajadores de una empresa. Para redactarlo de manera correcta se debe prestar especial atención en la información que disponemos, el análisis de los datos y el tacto con los empleados.

     A la hora de redactar el informe se debe tener en cuenta algunas consideraciones que detallaremos a continuación:

• Centrar el informe en las observaciones para hacer visibles los datos obtenidos.
• Se debe anotar la información relevante de cada uno de los empleados.
• Hacer una relación de los comportamientos reflejados en la evaluación.
•  Concentrarnos en los aspectos positivos y ser objetivos ante cualquier hecho.
• Debemos ser objetivos y nombrar aquellos incidentes más específicos y claros.
• Tener presentes los informes de años anteriores para ver la evolución del trabajador a nivel individual.
• Escribir los aspectos a mejorar para fortalecer las áreas débiles.
•  Remitir el informe a los empleados y hablar con ellos del reporte.

ACCIONES DE ACUERDO A LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO (RECOMENDACIONES)

     Para un supervisor es de suma importancia evaluar a sus empleados, ya que puede determinar fallas y tomar medidas correctivas y establecer una comunicación más fluida y directa con sus subordinados. Así mismo, para los subordinados, a quienes se les realiza la evaluación, ésta es de gran ayuda ya que conocen los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa valora más en ellos, conoce cuáles son las expectativas de su superior en cuanto a fortalezas y debilidades en el desempeño de su trabajo, sabe qué medidas está tomando el supervisor para mejorar el desempeño y lo más importante, sirve para adquirir un sistema de autoevaluación y autocrítica para mejorar su desarrollo en la labor que se esté realizando.

    Muchas veces sucede que no obtenemos lo que deseamos de un empleado e inmediatamente pensamos que este no es capaz de realizar las tareas asignadas y que mejor sería despedirlo. Pues antes de tomar decisiones precipitadas, nos debemos preguntar ¿Acaso esta persona ha recibido una “Evaluación de Desempeño”? Como jefes, supervisores o superiores debemos brindar ejemplos y evitar evaluar la manera de ser de la persona, nos debemos limitar a lo que se cumplió y no se cumplió, hay que brindar el apoyo y animar a la persona a continuar con su desarrollo profesional, debemos motivarla una vez obtenida la calificación de la evaluación y se obtendrán resultados nunca antes vistos.

     Luego del llenado del instrumento de evaluación tanto por el evaluador como  por el trabajador, se da la reunión de retroalimentación. Esta reunión tiene tres fines fundamentales como son: la comunicación de los resultados de la evaluación y la autoevaluación, el análisis conjunto del desempeño y el acuerdo de líneas de acción que correspondan con el desempeño detectado en la búsqueda del mejoramiento constante tanto individual como organizacional.

    El evaluador debe dirigir la reunión, es conveniente que actué con seguridad, tranquilidad y sencillez, de manera que haga sentir cómodo y que aliente la participación y comunicación del trabajador. Es conveniente nombrar primeramente los objetivos y competencias que han tenido resultados positivos, para luego pasar a las que no han sido alcanzadas. Debe dar cabida a que el trabajador exprese su posición ante la evaluación recibida y que exprese los resultados de su autoevaluación. Esta etapa debe ser muy bien manejada por el evaluador ya que es necesario que el trabajador perciba claramente que su participación activa en el proceso de evaluación es sumamente valiosa, porque permitirá que se logre construir estrategias de acción que permitan su desarrollo en su cargo y a nivel organizacional. 

     Luego del intercambio de ideas debe colocarse por escrito los acuerdos alcanzados, con las acciones a emprender y los plazos para la revisión de los avances. Los resultados de este encuentro servirán de base al momento de volver a reunirse para fijar los objetivos del desempeño individual para el próximo periodo de evaluación. Un proceso de evaluación continuo, donde participan todos los miembros de la organización, y donde la comunicación se efectúa de manera cordial y fluida, permite el mejoramiento de cada uno de los trabajadores, el mejoramiento del servicio prestado a la comunidad, y en consecuencia el alcance de los objetivos organizacionales.

Gracias por su atención.